HUNTSVILLE, Ala. — Para a maioria das pessoas, o fim do ano vem em dezembro, em algum lugar entre os feriados, os planos familiares e a chegada de novos calendários bancários gratuitos. Para os EUA Corpo de Engenheiros do Exército, o ano termina em setembro. 30. Isto é o que é conhecido como o fim do ano fiscal. Em todo o USACE, o final do mês de colheita traz um aumento de atividade ligada ao financiamento, contratos, requisitos do cliente, revisões técnicas, suficiência legal, entrega de projetos, closeout financeiro e muito mais. É um momento em que as prioridades se aguçam, os horários se aprimoram e as equipes são convidadas a transformar meses de planejamento em ação imediata e executável. Nos EUA Centro de Engenharia e Suporte do Exército, Huntsville, o trabalho é especialmente complexo. Huntsville Center suporta clientes não só em todo o Exército, mas também em todo o Departamento de Guerra e o governo federal através de programas que chegam muito além do Centro em casa no Alabama. Ao contrário de um distrito geográfico tradicional, o trabalho do Huntsville Center Ïs é baseado em programas, orientado pelo cliente e frequentemente executado em coordenação com os colegas de equipe da USACE em todo o mundo. Isso aumenta o jogo, elevando as apostas para o fim do ano de um prazo financeiro simples para um esporte de equipe fiduciaria de contato completo.
Para os membros da equipe em todo o Centro, gerenciar a carga de trabalho do fim do ano é menos sobre memória muscular e mais sobre flexibilidade, misturando a precisão dos engenheiros de topo da nação com floresce holísticas de pessoas que realmente se importam. Amy Tony, gerente de projetos e programas do Huntsville Center, disse que a carga de trabalho dela no final do ano mudou ao longo do tempo, mas a chave para gerenciar isso permanece a mesma. .Acho que a melhor resposta que posso dar a isto é através do PDT, disse o Toney, referindo- se à equipe de entrega do projeto..Eu não faço mais muitos contratos como eu costumava fazer. Estou trabalhando mais com o financiamento. Então, tenho que trabalhar com meus proponentes na sede e com os grupos locais que eu apoio. Para o Toney, o trabalho não pode ser feito isoladamente. їVocê não pode gerir sem reuniões e sem falar das coisas,.. Você só tem que fazer..
O hack de trabalho dela também é um dos temas mais repetidos do fim do ano: trabalho em equipe e comunicação. . A comunicação é chave, disse Toney. Essa mesma ideia é compartilhada em todo o Centro. Jasmine Kennedy, um especialista em contratos, disse que a gestão do fim de ano começa com saber o que mais importa. .Gerir essa carga de trabalho no fim do ano pode ser desafiador, mas acho que seguir três passos fáceis faz uma grande diferença, disse Kennedy. O primeiro passo dela: priorização.
. Tome um momento para decifrar o que absolutamente deve ser feito primeiro dentro do seu prazo, e o que pode esperar confortavelmente,. ela disse. Seu segundo passo: comunicação consistente, especialmente com supervisores, líderes e colegas de equipe que precisam saber onde estão as ações. .Se você está se adiantando ou se atualizando, mantenha sempre a liderança e o pessoal atualizados sobre onde você está com suas tarefas, disse Kennedy..É sempre melhor ser proativo em vez de esperar que alguém pergunte. E terceiro: usar bem o tempo de inactividade. Durante o fim do ano, esperar por uma revisão, aprovação ou entrada de outro escritório não significa que o trabalho pare. Kennedy disse que essas janelas são oportunidades para avançar no próximo requisito.
.Quando você estiver esperando os revisores para aprovar seu trabalho, use esse tempo para abordar seu plano de antecedência,. ela aconselha..Focusando em coisas que você pode completar antes do tempo agora significa que você vai se agradecer mais tarde quando chegar a hora.. Richard Perry, o chefe da Subdivisão de Geociências na Direção de Engenharia do Centro Huntsville, disse que a capacidade do Centro para gerenciar o fim do ano depende de um compromisso compartilhado em toda a equipe de entrega do projeto. . Tentar atender a todas as suspensões que concordamos; coordenar com o PDT; certifique- se de que todos estão na mesma página, e espero que não espere até o último minuto para fazer tudo, disse Perry. Essa coordenação importa porque o trabalho de fim de ano muitas vezes envolve muitos escritórios diferentes, cada um responsável por uma parte diferente do processo. Um requisito do cliente pode precisar de validação de financiamento, entrada técnica, planejamento de aquisição, revisão legal e ação de contratação antes de poder avançar. Se uma parte da equipe estiver des sincronizada, todo o processo poderá atrasar.
O Perry disse que os funcionários do Huntsville Center entendem essa conexão. .Acho que trabalhamos muito bem juntos como PDT, e trabalhamos com os programas para ter certeza, ‘Ei, nós fizemos este compromisso, deixemos que se apegue a ele, disse ele.. Na maioria das vezes, nós fazemos.. Enquanto os funcionários de contratação, os gerentes de programa e os engenheiros estão frequentemente no centro da execução do fim do ano, o trabalho também depende das pessoas atrás das cenas que asseguram que a informação se mova rapidamente e com precisão. É aí que o Escritório de Integração de Negócios desempenha um papel.
Yaimara Lozano Sanchez, cientista de dados do Escritório de Integração de Negócios, disse que sua equipe apoia esforços de fim de ano, melhorando a comunicação entre equipes e líderes sênior. . Nós apenas tentamos agilizar o que está acontecendo para que possamos ter um fluxo de dados ao vivo para que eles possam tomar decisões mais rápido, disse Lozano Sanchez. O escritório constrói painéis, aplicativos e automações que ajudam os funcionários a acompanhar o trabalho, responder perguntas e fornecer informações quando os líderes precisam. Durante o fim do ano, essas ferramentas podem ser especialmente importantes, pois muitas vezes as decisões precisam ser tomadas rapidamente. . Se tivermos alguma pergunta ou relatório que eles estão fazendo no último minuto, temos que ser capazes de colocá- lo juntos e entregar assim que eles pedirem,. ela disse.
Lozano Sanchez disse que o período mais estressante do Escritório de Integração de Negócios ocorre frequentemente antes do empurrão final do fim do ano, quando as ferramentas devem estar prontas, testadas e compreendidas pela força de trabalho. Essa preparação inclui treinar funcionários antes de estarem sob pressão, para que eles já saibam onde encontrar informações e como usar os recursos disponíveis quando o ritmo aumentar. . Tentemos fornecer treinamento antes da hora, o Lozano Sanchez explica..Então, quando as pessoas estão sob estresse, estão familiarizadas com o que oferecemos para ajudá-las.. Nesse sentido, o suporte de fim de ano não é apenas sobre responder ao momento. Trata- se de construir sistemas cedo o suficiente para que as pessoas possam confiar neles mais tarde e sobre se reunir como uma equipe.
.Estamos ativamente ouvindo clientes e trabalhando para fazer esses projetos importantes antes do final do ano, concordou com Kyle Rieben, também um cientista de dados com o Escritório de Integração de Negócios. Mas Rieben disse que gerenciar o fim do ano não é apenas sobre painéis, prazos e entregas. Também é sobre moral. Sua equipe usa comida, almoços e pequenas reuniões para ajudar as pessoas a superar o empurrão final. Festas de pizza, refeições em equipe e momentos informais de conexão podem parecer simples, mas durante um período estressante, eles ajudam a lembrar aos funcionários que eles fazem parte de uma equipe. . As pessoas sempre adoram comida, disse Rieben.
Esses momentos de grama de toque longe do ajeite e agitação ajudam a lembrar a equipe de se concentrar para que possam cuidar da missão. .Quando você viaja em um avião, eles dizem para colocar a máscara em si mesmo antes de colocá- la na criança,. Rieben explicou.. Você tem que cuidar de si mesmo antes de poder cuidar de qualquer outra pessoa.. O fim do ano sempre trará pressão. Os fundos chegarão atrasados. As prioridades mudarão. As revisões vão empilhar. Os clientes vão ligar. Os líderes pedirão atualizações. As equipes serão convidadas a se mover rapidamente sem cortar cantos. O fim do ano fiscal irá testar tanto os sistemas como as pessoas, seja profissionais experimentados ou os novos na dança. Para o Huntsville Center, o fim do ano é mais do que um prazo de calendário. É um lembrete anual de que o sucesso da missão depende da preparação e comunicação, e de empurrar o traço final juntos, porque aqui, ninguém passa pelo traço final sozinho.